La dématérialisation, un enjeu majeur pour toutes les entreprises 


A l’ère de l’électronique et de l’économie numérique, l’expression « dématérialisation des documents » peut sonner plutôt familier à nos oreilles  sans que nous sachions précisément sa signification. De quoi s’agit-il exactement ? Et à quoi ça peut servir ? Voilà deux questions qui méritent réflexion.

Qu’est-ce que la dématérialisation des documents ?


Que signifie dématérialiser un document ?  Il s’agit entre autres de le numériser à l’aide d’un scanner ou d’une simple opération de saisie, puis d’utiliser un logiciel pour sa manipulation. Il s’agit également d’un abandon complet de l’usage du support papier par la numérisation et l’automatisation de toutes les opérations. Cette méthode a donné naissance aux concepts de signature électronique,  de facture électronique et de coffre fort électronique.

Quels sont les avantages de la dématérialisation ?


Emettre, conserver et manipuler  des documents tels que les factures fournisseurs, les factures clients, les bons de commande, les bulletins de paie, les bulletins de salaire,  les documents administratifs, et bien d’autres,  sous format papier, peut sans aucun doute présenter quelques avantages. Par contre, cela présente un bon nombre d’inconvénients dans la gestion d’entreprise, à savoir : la perte de temps et la nécessité d’une main d’œuvre importante pour la gestion des documents, la conservation des documents, la gestion du courrier, et tant d’autres. Dans l’optique d’une optimisation du processus et d’une réduction des coûts, la voie électronique qui est la dématérialisation parait incontournable. Pour cela, il existe des outils de gestion informatisés conçus spécialement pour faciliter et accélérer les tâches. Il y a par exemple l’archivage électronique qui permet de conserver un nombre important de documents dans un support électronique. L’avantage ici, c’est l’économie de place, sans parler de la simplification de la gestion documentaire. Il n’est plus nécessaire de faire des allers-retours dans les salles d’archives, de fouiller dans les étagères, il suffit de taper quelques mots clés sur ordinateur.

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